Stap voor stap

Een subscription bestaat uit een aantal zaken die ingericht moeten worden in de Buckaroo Plaza en die ook een aantal vragen met zich meebrengt. De volgende onderdelen zijn belangrijk bij het opbouwen van een werkende subscriptie:

1. De debiteuren : de klanten van de Merchant die hebben gekozen voor het afnemen van een product of dienst.
2. De abonnementen : de plek in de Plaza waar de producten samenkomen met de prijs en de facturatie termijnen.
3. De facturen : de plek waar de vorderingen, die ontstaan bij iedere termijn va de subscriptie als een factuur worden opgeslagen.
4. Het credit management : de reminder schema’s / behandelplannen die er aan iedere factuur zijn verbonden.
5. De templates : de HTML definitie van de reminders die in de reminder schema’s zijn opgenomen. Ook worden de facturen en de brieven en SMS berichten in dit gedeelte gedefinieerd.

Templates

Er is onderscheid tussen de verschillende types templates die in het facturatieschema worden meegenomen. De volgende templates krijgen een plek:

• E-mail : alle templates die in de behandelplannen / credit management scheme’s kunnen worden gebruikt. Per websitekey is er een eigen template set mogelijk. Kies dan de relevante websitekey en daarna de sub groep “Buckaroo Credit Management”. Daar krijgen de templates voor Credit Management een plek.
• Brief : de templates voor het verzenden van brieven krijgen daar een plek. Aanwijzing : het “Toon envelopvenster” vinkje is belangrijk. Daarmee kan worden gecontroleerd of het adresblok een juiste plek op de brief krijgt.
• SMS : opmaak template in de vorm van een tekst bestand. Aanwijzing : er is een tag “[PayLinkShort]” aanwezig waardoor er een korte “betaal.info/xxxx” link wordt verzonden om de SMS berichten niet onnodig lang te maken.
• PDF : indien een factuur moet worden gemaakt is het mogelijk om deze op basis van een HTML geformatteerde template vorm te geven. Aanwijzing : er is altijd een NAW blok van toepassing. Facturen zonder een adressering zijn ongeldig.

De templates kennen hun eigen plek en beschrijving hoe ze moeten worden aangemaakt. Op de volgende pagina wordt hier uitleg over gegeven : Configuratie. Zoek op Templates op deze pagina.

Credit Management

Met de knop: “Voeg nieuw schema toe…” is een nieuw herinneringsschema toe te voegen. Binnen dit schema kunnen de templates worden gekoppeld. De uitleg over de verschillende opties is te vinden op : Configuratie.

Aanwijzing : bedenk welke herinneringsschema’s er noodzakelijk zijn en hoe die qua tijdslijnen vorm moeten krijgen. Denk dan aan de tijd tussen de stappen en de specifieke templates die daaraan gekoppeld worden. Hoe beter de tekst aansluit bij de klant beleving, hoe groter de kans is dat ook daadwerkelijk tot betaling wordt overgegaan.

Facturen

Wanneer de subscription service van Buckaroo wordt gebruikt, worden de facturen door deze service gemaakt. Voor ieder abonnement dat gefactureerd moet worden op basis van de definitie van het product, zal automatisch worden afgehandeld. Met deze factuur aanvraag kunnen ook de factuurregels worden meegezonden. In dat geval kan Buckaroo ook een PDF genereren en al dan niet meesturen met de herinneringen. De instelling binnen de subscription service zorgt er voor dat de factuurregels al dan niet worden meegestuurd. De instelling in het Credit Management geeft aan of de factuur moet worden aangemaakt en eventueel worden meegestuurd met de betaal uitnodiging of email herinneringen.

Abonnementen

Onder deze optie zijn er twee zaken die geconfigureerd moeten worden: De Producten en de Configuraties. De eerste beschrijft de prijsplannen van de producten en de tweede de manier waarop de facturen van de abonnementen worden behandeld en opgemaakt.

Producten

De uitleg van het aanmaken van de verschillende producten is te vinden onder: Configuratie. Zoek daar op aanmaken product en aanmaken prijsplan.

Aanwijzing 1 : over het gebruik van de producten en prijsplannen. Geef de producten de naam van het te verkopen product. Bijvoorbeeld : Kosten toegang online omgeving. Gebruik bij het prijsplan de herhaal frequentie. Bijvoorbeeld : Kosten toegang online omgeving - maandelijks bedrag. Een wekelijkse afrekening krijgt dan de naam : Kosten toegang online omgeving - wekelijks bedrag. Door een duidelijke naamgeving wordt het aansturen van de prijsplannen ook eenvoudiger voor de menselijke interactie.

Aanwijzing 2 : over het gebruik van aangepaste prijzen per debiteur. Het is niet nodig om voor elke prijs dat een product kan hebben een apart prijsplan aan te maken. Het is mogelijk om de prijs van het prijsplan van het product dat per maand wordt afgerekend, aan te passen door de prijs bij het aanmaken van het product mee te geven. Daarmee kunnen de prijzen als een “dagkoers” worden meegegeven en wordt het product tegen die prijs met de debiteur afgerekend. Door de default prijs dan te zetten op €0,01 is het eenvoudig om te controleren of de aangepaste prijs ook is meegegeven. Producten die dan tegen de €0,01 worden afgerekend, hebben dus dan blijkbaar geen aangepaste waarde meegekregen.

Aanwijzing 3 : over het facturatie moment. Veel bedrijven kennen een vast moment om de facturen te genereren. Dat is omdat dergelijke processen vaak arbeidsintensief zijn er dat bulkverwerking vaak beter werkt dan per factuur. Advies is om duidelijk te kiezen wat er gewenst is bij de afhandeling bij Buckaroo:

• Facturatie van de klanten verdeeld over de verschillende dagen van de maand heen. Kies in dat geval voor de “Automatische termijn start”. De facturatie zal dan altijd voor 100 % van het termijn bedrag worden uitgevoerd.
• Facturatie op een vaste dag in de maand. Dan moet worden gekozen voor de “Standaard startdag periode” en daar een dag van de maand uitkiezen. Dan wordt het van belang hoe een product wordt gefactureerd. Dat wordt ingesteld op het prijsplan ► Prijzen aanpassen.

Opties voor het instellen van het type facturatie:

• Niet factureren : Over de tijd tussen de start van de subscriptie en de eerstvolgende factuur worden geen kosten in rekening gebracht : € 0.
• Gedeeltelijk factureren : Over de tijd tussen de start van de subscriptie en de eerstvolgende factuur worden de kosten naar rato in rekening gebracht. Dus een start op 8 september en een facturatie op 15 september van een bedrag van €10 levert een facturatie bedrag op van ((15-8)/30 dagen) * €10 = € 2,33.
• Volledig factureren : Over de tijd tussen de start van de subscriptie en de eerstvolgende factuur worden altijd de volledige kosten in rekening gebracht : € 10.

Aanwijzing 4 : over éénmalige en herhalende prijstypes. Wanneer er voor het aanmaken van een subscriptie zowel sprake is van startup kosten, als ook herhalende kosten, kunnen deze onder één prijsplan geplaatst worden. De éénmalige zullen alleen bij de eerste factuur het te verrekenen bedrag verhogen. Daarna zullen ze niet opnieuw worden gefactureerd. Het is niet mogelijk alleen éénmalige kosten aan te maken.

Aanwijzing 5 : over abonnementen met een trial product. Sommige bedrijven werken met een product dat bijvoorbeeld de eerste 14 dagen gratis is en daarna alsnog tot een factuur gaat leiden. Er komen dan twee producten onder de subscription te staan: product 1 is de trial en staat op € 0 voor een periode van bijvoorbeeld 2 november – 16 november. Product 2 staat er dan op voor het periode bedrag, maar zal afhankelijk van de settings bij aanwijzing 3 volledig, gedeeltelijk of helemaal niet gefactureerd worden.

Debiteuren

Buckaroo volgt de nummering of het kenmerk van de debiteur zoals deze door de Merchant wordt aangemeld. Per subscription kunnen de relevante debiteuren gegevens worden meegegeven. Hieronder wordt verstaan: de gegevens die voor de Buckaroo dienstverlening noodzakelijk is :

• Email voor de mails van de betaaluitnodiging en de herinneringen
• Mobiel telefoonnummer voor eventuele SMS berichten
• Naam en adres en woonplaats gegevens voor PDF facturen en brieven
• Voor en achternaam en eventueel geslacht voor de aanhef van de communicatie
• De gegevens van een bedrijf, zoals naam, BTW nummer en KvK nummer

Custom velden

Het is mogelijk om subscriptions aan te melden met een custom veld. Dit veld wordt bij het aanmaken van iedere factuur meegegeven en kan dus in de rapportages worden gebruikt om later een uitsplitsing te doen op basis van dit veld.