Administratie kosten

Binnen de Buckaroo Payment Plaza bestaat de mogelijkheid om Credit Management te gebruiken voor het innen van facturen. De bij Buckaroo ingediende facturen, welke meelopen in het Credit Management systeem, worden binnen de Buckaroo Payment Plaza met behulp van een volledig geautomatiseerd aanmaningensysteem opgevolgd. Afhankelijk van de instellingen kan er per aanmaning sprake zijn van ophogingen bovenop de factuur. Deze ophogingen worden administratiekosten genoemd. Wanneer gebruik wordt gemaakt van het Buckaroo Credit Management, is het belangrijk te weten dat deze zo kan worden ingericht dat deze voldoet aan de Wet op de Incasso Kosten (WIK). Uit de geïnde administratiekosten worden de inspanningen voor het extra herinneren zoals met een email-sms of brief betaald.

Verrekening van de administratiekosten

De factuur kent een totaal bedrag (incl. BTW). Dit is het factuurbedrag dat Buckaroo wordt gevraagd te innen. De administratiekosten die aan dit innen zijn verbonden worden als een losse transactie bovenop de factuur geboekt. Consumenten die met iDEAL betalen krijgen de totaalsom van de facturen (indien van toepassing verrekend met een creditnota) en de administratiekosten in het iDEAL scherm gepresenteerd. De aanmaningen die voor overboekingen worden verstuurd vermelden ook het totaal van de factuur, verhoogd met de administratiekosten. Wanneer de consument het totaalbedrag heeft voldaan, wordt deze afgeboekt tegen de openstaande factuur. Op dat moment zijn er twee scenario’s:

Merchant als begunstigde van de administratiekosten

De administratiekosten worden per factuur in een aparte post bijgeschreven op het account van de Merchant, onder vermelding van het factuurnummer. De administratiekosten hebben een ander transactietype dan het type dat behoort bij de gekozen betaalmethode. Het nummer van deze transactie is: Axxx. Alle posten, welke onder vermelding van dit transactietype worden geboekt, kunnen op de grootboekrekening "administratiekosten” worden geboekt als omzet. Deze administratiekosten zijn vrijgesteld van BTW en worden als zodanig geïncasseerd bij de consument.

Merchant die de incasso werkzaamheden door derden laat verrichten

De administratiekosten worden per factuur onder een aparte post bijgeschreven op het account van de Merchant, onder vermelding van het factuurnummer. De administratiekosten hebben een ander transactietype dan het type dat behoort bij de gekozen betaalmethode. Het nummer van deze transactie is: Axxx. Alle posten, welke onder vermelding van dit transactietype worden geboekt, zullen als integraal onderdeel van de transactiekosten op dezelfde dag ook weer worden afgeschreven. Voor de Merchant mogen deze geïnde administratiekosten als kosten ter verwerving van de gelden van een factuur worden geboekt. De door de consument betaalde administratiekosten zijn vrijgesteld van BTW. Buckaroo zal de geïnde administratiekosten onttrekken van het account van de Merchant verhoogd met 21% BTW, omdat de administratiekosten als een dienst aan de Merchant is verleend. Dit is conform de wetgeving rondom Credit Management. Het verschil tussen bijgeschreven en afgeschreven administratiekosten betreft de in rekening gebrachte BTW (21%). De BTW wordt ook vermeld op de factuur van Buckaroo en is volledig verrekenbaar.

Resultaat op de factuur van Buckaroo

Ook voor de Buckaroo factuur, welke maandelijks aan de Merchant wordt verstuurd, gelden er de volgende situaties:

1. Merchant als eigenaar van de administratiekosten: De factuur van Buckaroo zal geen vermelding hebben van de geïnde administratiekosten. Hierover zijn ten slotte ook geen kosten verschuldigd van de Merchant aan Buckaroo.
2. Merchant die de incassowerkzaamheden door derden laat verrichten: Op de factuur van Buckaroo zal een post worden vermeld van de (binnen de stichting derdengelden gehouden account) ingehouden administratiekosten, verhoogd met 21% BTW. Op basis van deze factuur kan de Merchant de kosten van zijn betaalverkeer in zijn boekhouding opvoeren en de BTW verrekenen.