Bankboeken

Een veelgestelde vraag aan Buckaroo is: "Hoe kan de boekhouding en de rapportage van Buckaroo samenwerken?" Aangezien er vele boekhoudpakketten zijn, kan een antwoord uitgroeien tot een dik boek waarin alle details van de verschillende pakketten zijn uitgewerkt. Bij de uitleg hieronder is gekozen voor de basisuitleg van een boekhouding welke voor elk boekhoudpakket geldt. Er zijn al vele formaten voor de verschillende boekhoudpakketten beschikbaar in de Buckaroo Payment Plaza. Vandaar de verschillende verschijningsvormen van dat formaat. De afschriften kunnen ook automatisch beschikbaar worden gesteld via de Buckaroo SFTP server. In dat geval wordt er iedere dag een afschrift op de SFTP server beschikbaar gesteld. In de online afschriften is direct iedere transactie zichtbaar die op het afschrift van die dag een plek krijgt. Met deze mogelijkheden kan een geautomatiseerde afhandeling van de bankboeken worden gerealiseerd. Voor de afhandeling in boekhoudpakketten die alleen kunnen werken met betaalde orders, zoals Exact en SAP geldt dat het reconciliëren van de facturen met de afschriften van Buckaroo eenvoudig mogelijk is in een gesloten reeks factuurnummers, door in de keten het ordernummer te gebruiken als sleutel.

Formaten

Binnen de Buckaroo Payment Plaza is het mogelijk om bankafschriften te downloaden in meerdere formaten: het CAMT053 of MT940 bankformaat of CSV (komma gescheiden bestand) formaat.

• Het bankformaat MT940 (diverse in diverse varianten) en CAMT053 formaat is beschikbaar voor het direct inlezen in de boekhouding. Buckaroo is dan te beschouwen als bank waarvan de bankafschriften worden ingelezen. Voor verschillende boekhoudpakketten zijn er verschillende MT940 formaten beschikbaar omdat deze in detail verschillen per pakket.
• Het CSV formaat is beschikbaar voor het direct inlezen van de mutatieregels als journaalposten. Deze journaalposten beschrijven dan de mutaties op de verschillende grootboeken binnen de boekhouding.

Inhoud van de bestanden

Het is mogelijk om de regels in de afschriften en de CSV’s te differentiëren per type mutatie omdat elke regel een transactietype meekrijgt. Zo kan de omzet van bijvoorbeeld iDEAL (transactietype C021) worden onderscheiden van de omzet van machtigingen (bijvoorbeeld transactietype C004). Ook worden de kosten die het betaalverkeer met zich mee brengt onder een apart transactietype geregistreerd. Deze kunnen worden geplaatst op het grootboek “Kosten betalingsverkeer Buckaroo”. De kosten op dit grootboek kunnen iedere maand worden afgeletterd tegen de factuur die door Buckaroo aan de Merchants wordt verstuurd. Ook worden eventueel geïnde administratiekosten met een eigen transactietype geregistreerd (Axxx), waardoor deze los van de omzet kunnen worden verwerkt in de boekhouding.

Integratie van boekhoudpakketten met de Buckaroo rapportages

Voor de integratie van het boekhoudpakket van de Merchant met de rapportages van Buckaroo is het belangrijk om collecting betaal methoden en processing betaalmethoden van elkaar te onderscheiden.

• Collecting: Buckaroo int namens de Merchant de gelden op een rekening die door de Stichting Derde Gelden wordt beheerd. Buckaroo verzorgt de reconciliatie tegen de door de Merchant aan Buckaroo gemelde betaalverplichtingen. In het schema bij journaalposten Buckaroo zijn dat de oranje gekleurde inkomsten.
• Processing: Buckaroo werkt met de aansluitgegevens die die door de Merchant aan Buckaroo beschikbaar zijn gesteld. De gelden komen dan direct op de rekening van de merchant terecht. Deze inkomsten worden weergeven met een blauwe kleur in het schema bij journaalposten Buckaroo.

De transactie types op de afschriften/rapportages van Buckaroo (groene vlak) zijn bepalend op welk grootboek de journaalposten dienen te worden opgenomen. Voor de collecting betaalmethoden zijn de posten die vanuit de front- en backend worden aangeleverd (blauwe vlak) de tegenboeking op de grootboekrekeningen. Voor de processing betaalmethoden worden de regels op de afschriften van de rekeningen bij derden gebruikt als de posten voor de tegenboeking op de grootboeken.

Boekhoudkundige termen